Wie Sie einen Firmenumzug richtig planen

Der Umzug einer Firma ist ein Projekt, das viel Zeit und organisatorische Höchstleistung erfordert. Bevor mit der Planung begonnen wird, sind die Kündigungspflichten zu überprüfen. Wenn die Möglichkeit besteht, betraut die Firmenleitung einen geeigneten Mitarbeiter oder, je nach Größe der Firma, ein ganzes Team mit dieser Aufgabe. Mit der Planung sollte ein halbes Jahr bis vier Monate vor dem Umzug begonnen werden, sodass der Umzug nicht im Chaos endet. Als erstes sollte eine Checkliste erstellt werden und die Mitarbeiter des Unternehmens müssen informiert werden. Für die Angestellten kann das eine private Umplanung mit sich bringen. Andere Anfahrtsstrecken mit dem Auto, Bus oder Bahn. Je nach Grösse des Unternehmens kann dies bei einer Betriebsversammlung oder durch ein Rundmail erfolgen. Hier sollte Firmenleitung nach Möglichkeit mitteilen, warum der Firmenumzug notwendig ist und die neuen Räumlichkeiten vorstellen. Es ist oftmals ein Vorteil, die Angestellten bei der Planung mitarbeiten zu lassen, da auf Wünsche eingegangen werden kann, was zu einer Verbesserung des Betriebsklimas und einer Optimierung von Arbeitsabläufen führen kann.

Der Zeitplan für den Firmenumzug

Nachdem eine grobe Checkliste erstellt wurde, sollte diese um weitere einzelnen Listen erweitert werden, die je nach Fortschritt und näherkommendem Umzugstermin weiter spezifiziert sind. Nun gilt es, Kunden und Geschäftspartner zu informieren. Das kann in einem persönlichen Gespräch, telefonisch oder per Mail erfolgen. Wenn der Umzug ausserhalb von Betriebsferien oder Wochenende stattfindet, können auch gleich Ausfallzeiten angekündigt werden. Das Finanzamt, Berufsgenossenschaften, Steuerberater, Versicherungen, Gewerbeamt und viele mehr dürfen nicht vergessen werden. Auch einen Nachsendeauftrag muss bei der Post gestellt werden, damit wichtige Firmenpost an der neuen Adresse ankommt.

Nun ist es an der Zeit, anhand des Grundrisses der neuen Räumlichkeiten, mit der Planung für Möbel, Geräte, Steckdosen, Schalter und Telekommunikation zu beginnen. Es müssen Handwerker wie Maler, Elektriker, Reinigungskräfte und andere beauftragt werden. Vor Beginn der Arbeiten sollte mit den örtlichen Versorgern (Strom, Wasser etc.) einen Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbart werden. Auch die Versicherungsagentur muss informiert werden, um bestehende Versicherungen anzugleichen oder neu abzuschliessen.

Helfer für den Firmenumzug

Bei einem kleinen Unternehmen kann der Umzug von den Mitarbeitern vorgenommen werden, bei einer grossen ist es sinnvoller, ein professionelle Firma zu beauftragen. Diese hat neben Verpackungsmaterial und ausreichend Umzugshelfern auch Erfahrung mit der erforderlichen Logistik. Dies ist von Vorteil, wenn zum Beispiel für den Umzugstag Halteverbotszonen eingerichtet werden müssen. Mit dieser Planung sollte rechtzeitig vorher begonnen werden. Es sollten mehrere Angebote eingeholt werden, um die angebotenen Leistungen vergleichen zu können. Eine gute Umzugsfirma wird kein Angebot am Telefon abgeben, sondern die alten und neuen Geschäftsräume besichtigen. Dann erhält man ein schriftliches Angebot, in dem auch alle Leistungen oder Zusatzleistungen aufgeführt sind.

Eine Woche vor dem Umzug überprüfen sie den Fortgang der Arbeiten. Es muss Rücksprache mit den beauftragten Firmen gehalten werden, um den Zeitplan einzuhalten. Die Nachbarn der alten und neuen Räumlichkeiten müssen über den Umzugstermin informiert werden. Auch sind die Transportwege, wie zum Beispiel Treppenhäuser zu kontrollieren. Über bestehende Mängel sollte Protokoll geführt werden, dass erspart im Nachhinein Ärger. Alles was für den Arbeitsablauf in der letzten Woche nicht mehr benötigt wird, kann bereits verpackt werden. Wichtig ist eine genaue und gut sichtbare Beschriftung der Umzugsbehälter. Darauf sollte neben dem Inhalt auch der neue Stand- Lagerort nach dem Umzug stehen.

Der Umzugstag

Kontrolle der neuen Räumlichkeiten ob Strom, Wasser und Telekommunikationsanlage funktionieren und alle Transportwege und Parkplätze frei sind. Sowohl am alten und neuen Standort sollte ein Mitarbeiter sein, der darauf achtet, dass alles in der richtigen Reihenfolge abtransportiert und bei der Anlieferung an seinen vorbestimmten Platz abgestellt wird. Das verhindert Chaos im neuen Geschäftsobjekt. Es muss kontrolliert werden, dass nichts zurückgeblieben ist und ob alles schadfrei den Transport überstanden hat. Auch die Transportwege sollten nochmals überprüft werben. Bei Schäden ist dies unverzüglich der Spedition zu melden.